¿Cuánto tiempo debo mantener registros?

 

El período de tiempo que debe conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registra el documento. Por lo general, debe conservar sus registros que respalden una partida de ingresos, deducción o crédito que se muestra en su declaración de impuestos hasta que se agote el período de limitaciones para esa declaración de impuestos.

 

El período de limitaciones es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el IRS puede evaluar impuestos adicionales. La siguiente información refleja los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.

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Nota: Guarde copias de sus declaraciones de impuestos presentadas. Ayudan a preparar futuras declaraciones de impuestos y a realizar cálculos si presenta una declaración enmendada.

 

Período de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos 

1. Mantenga registros durante 3 años si las situaciones (4), (5) y (6) a continuación no se aplican a usted.

2. Conserve registros durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración.

3. Mantenga registros durante 7 años si presenta una reclamación por una pérdida de valores sin valor o deducción por deudas incobrables.

4. Mantenga registros durante 6 años si no declara los ingresos que debe declarar y si son más del 25% de los ingresos brutos que aparecen en su declaración.

5. Mantenga registros indefinidamente si no presenta una declaración.

6. Mantenga registros indefinidamente si presenta una declaración fraudulenta.

Conserve registros de impuestos sobre el empleo durante al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde.

 

Las siguientes preguntas deben aplicarse a cada registro cuando decida si conservar un documento o desecharlo.

 

¿Están los registros relacionados con la propiedad?

Por lo general, mantenga registros relacionados con la propiedad hasta que expire el período de limitaciones para el año en que se deshaga de la propiedad. Debe mantener estos registros para calcular cualquier depreciación, amortización o deducción por agotamiento y para calcular la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.

Si recibió propiedad en un intercambio no tributable, su base en esa propiedad es la misma que la base de la propiedad que entregó, aumentada por el dinero que pagó. Debe mantener los registros de la propiedad antigua, así como de la nueva propiedad, hasta que expire el período de limitaciones para el año en que se deshaga de la nueva propiedad.

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¿Qué debo hacer con mis registros para fines no tributarios?

Cuando sus registros ya no sean necesarios para fines impositivos, no los descarte hasta que compruebe si debe conservarlos por más tiempo para otros fines. Por ejemplo, su compañía de seguros o sus acreedores pueden exigirle que los conserve por más tiempo que el IRS.